Privacy Verklaring Stichting Triangel
Leuth, 2 mei 2018
Stichting Triangel hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met door ons gebruikte persoonsgegevens.
Begrippen
- Stichting Triangel is verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en de exploitatie van dorpsgebouw Vriendenkring in Leuth.
- Het bestuur van Stichting Triangel zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Stichting Triangel kent geen leden, alleen bestuursleden, vrijwilligers, gebruikers van het gebouw en leveranciers.
- Stichting Triangel verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- vrijwilligers die voor Stichting Triangel werkzaamheden verrichten, hebben verricht of willen gaan verrichten;
- gebruikers die een activiteit houden, hebben gehouden of willen gaan houden in of rondom het dorpsgebouw Vriendenkring;
- leveranciers van diensten, drank, eten, schoonmaakartikelen, etc. die noodzakelijk zijn om het dorpsgebouw te kunnen blijven exploiteren.
- Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboorte datum, adres, e-mail adres, telefoonnummer en IBAN en BIC nummer (indien relevant voor facturering). Foto’s en video’s worden ook gezien als persoonsgegevens.
- Onder Stichting wordt verstaan de Stichting Triangel, zoals omschreven in de Statuten.
- Bewaartermijn bij de bestuursleden is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag.[Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG].
- Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen Stichting Triangel en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
Doel persoonsgegevens
Je persoonsgegevens worden door Stichting Triangel verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- Vrijwilliger administratie; excel bestand voor de inzet en planning van vrijwilligers van Stichting Triangel (naam, adres, telefoonnummer, email adres) bij activiteiten van gebruikers; wordt beheerd door het bestuurslid Vrijwilligers binnen Stichting Triangel;
- Vrijwilligers app van Stichting Triangel; whatsapp groep met vrijwilligers om elkaar te informeren (naam, telefoonnummer); wordt beheerd door het bestuurslid Vrijwilligers binnen Stichting Triangel;
- Gebruikers administratie van Stichting Triangel; excel bestand voor planning activiteiten in agenda (naam activiteit, contactpersoon activiteit, vrijwilliger Stichting Triangel, tijdstip); wordt beheerd door het bestuurslid Gebruikers binnen Stichting Triangel;
- Namen en telefoonnummers van contactpersonen gebruikersactiviteiten van Stichting Triangel; voor informeren en afstemming omtrent activiteiten (activiteit, naam contactpersoon, telefoonnummer); wordt beheerd door het bestuurslid Gebruikers binnen Stichting Triangel;
- Bestuursapp van Stichting Triangel; whatsapp groep met bestuursleden om elkaar te informeren (naam, telefoonnummer); wordt beheerd door secretaris Stichting Triangel;
- Bestuursleden Stichting Triangel; deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden; wordt beheerd door secretaris Stichting Triangel;
- Financiële administratie naar gebruikers en leveranciers van Stichting Triangel; voor het betalen of in rekening brengen van geleverde diensten en producten (naam, adres, telefoonnummer, email adres, IBAN- en BIC nummer); wordt beheerd door penningmeester Stichting Triangel;
- Maillijsten, whatsapp groepen; voor het versturen van nieuwsbrieven, berichten op social media, mails en/of berichten (namen, mailadressen, telefoonnummers); wordt beheerd door secretaris Stichting Triangel;
- Berichtenbox website Stichting Triangel; mailadres en IP-adres voor het contact kunnen opnemen vanuit Stichting Triangel met verzender bericht; wordt beheerd door secretaris Stichting Triangel.
In deze bestanden zijn de onder punt 5 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens hebben wij nodig voor het goed kunnen besturen van Stichting Triangel en het kunnen (laten) uitvoeren van activiteiten in het gebouw Vriendenkring, namelijk wie men is, het adres voor bezoeken, het e-mail adres voor correspondentie, het telefoon nummer om afspraken te kunnen maken en te communiceren via whatsapp en het IBAN en BIC nummer voor facturatie.
Verwerking persoonsgegevens
De verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Stichting Triangel legt geen bijzondere persoonsgegevens vast.
Gebruik persoonsgegevens door bestuursleden Stichting Triangel
De persoonsgegevens worden alleen gedeeld met de bestuursleden. De persoonsgegevens worden door de verschillende bestuursleden op hun computer beheerd. Wij hebben daarvoor een aantal Excel bestanden gemaakt. Wij verwerken de gegevens en passen deze indien nodig aan. Al deze bestanden staan via Dropbox in de cloud.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
- Vrijwilliger administratie kan alleen worden ingezien door het bestuurslid Vrijwilligers binnen Stichting Triangel;
- Vrijwilligers app van Stichting Triangel kan worden ingezien door alle hierop aangemelde vrijwilligers binnen Stichting Triangel;
- Gebruikers administratie van Stichting Triangel kan alleen worden ingezien door het bestuurslid Gebruikers binnen Stichting Triangel;
- Namen en telefoonnummers van contactpersonen gebruikersactiviteiten van Stichting Triangel kan alleen worden ingezien door bestuurslid Gebruikers binnen Stichting Triangel;
- Bestuursapp van Stichting Triangel kan worden ingezien door alle hierop aangemelde bestuursleden binnen Stichting Triangel;
- Bestuursleden Stichting Triangel kan worden ingezien door secretaris Stichting Triangel;
- Financiële administratie naar gebruikers en leveranciers van Stichting Triangel kan worden ingezien door penningmeester Stichting Triangel;
- Maillijsten, whatsapp groepen; voor het versturen van nieuwsbrieven, berichten op social media, mails en/of berichten kan worden ingezien door secretaris Stichting Triangel;
- Berichtenbox website Stichting Triangel kan worden ingezien door secretaris Stichting Triangel.
Veiligheid persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden, tenzij het wettelijk verplicht is. De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.
Bewaartermijn persoonsgegevens
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon actief verbonden is aan Stichting Triangel.
Zodra de persoon zijn verbondenheid met Stichting Triangel opzegt, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit de systemen van de bestuursleden (tenzij we de gegevens wettelijk langer moeten bewaren).
Foto’s
Bij activiteiten van Stichting Triangel kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor een nieuwsbrief, een post op social media, de website of een presentatie bij één van de activiteiten van Stichting Triangel.
Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, kunt u daarover contact opnemen met het bestuur van Stichting Triangel en zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd.
De gebruiker of vrijwilliger van Stichting Triangel verleent bij voorbaat toestemming aan de Stichting voor openbaarmaking van tijdens of rond inzet gemaakte foto’s en beeldmateriaal waarop de gebruiker of vrijwilliger zichtbaar is. Indien de gebruiker of vrijwilliger hier bezwaar tegen heeft zal de gebruiker of vrijwilliger dit kenbaar maken bij het bestuur van Stichting Triangel en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.
Geluidsopnames
Door het bestuur van Stichting Triangel zullen geen opnames worden gemaakt van de bestuursvergaderingen, vergaderingen met gebruikers of vrijwilligers. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.
Website Stichting Triangel
Het bestuur van Stichting Triangel heeft de website www.vriendenkringleuth.nl voor het communiceren van haar beleid en activiteiten en het informeren van bewoners.
Bij het bezoek aan deze website kan Stichting Triangel persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van Stichting Triangel en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website aan Stichting Triangel verstrekt. Stichting Triangel kan de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Uw naam;
- Uw e-mailadres en uw IP-adres.
Op de website hebben we het volgende vermeld: “In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming gebruikt het bestuur van Stichting Triangel uw email-adres alleen om contact met u op te nemen. Wilt u dit niet dan kunt u ook telefonisch contact met een bestuurslid van Stichting Triangel opnemen.”
Op de website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals Facebook van Facebook, Inc., Twitter van Twitter, Inc., Google+ van Google, Inc. en Pinterest van Pinterest, Inc. (“sociale netwerken”). Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. Stichting Triangel heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt aangeraden de privacy-verklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken. De informatie die de sociale netwerken verzamelen wordt overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te houden aan de aldaar geldende privacy- en cookie-regelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. Stichting Triangel is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.
Toepasselijke wet- en regelgeving
Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Stichting Triangel houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de verwerking van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hier op willen wijzen en deze respecteren.
Als Stichting Triangel zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons Privacy Verklaring, of in algemene zin, hierover vragen hebt kun je contact met ons opnemen via vriendenkringleuth@gmail.com
Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkerovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien jij ons hier uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor geeft.
Bewaartermijn
Stichting Triangel bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Bij stopzetten van je activiteiten richting Stichting Triangel verwijderen wij je gegevens (na 1 jaar) uit al onze systemen tenzij je op een andere manier verbonden wil blijven met Stichting Triangel.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te bescherming tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle bestuursleden van Stichting Triangel, die kennis kunnen nemen van jouw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- Mailadressen van gebruikers of vrijwilligers worden via BCC verstuurd.
- We hanteren als bestuurslid een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- We testen en evalueren onze maatregelen.
- Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Data lek
Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld door de secretaris van Stichting Triangel.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG].
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris van Stichting Triangel daarvan een registratie bijhouden.
Functionaris gegevensbescherming
Als Stichting Triangel zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris zal wel als zodanig hiermee worden belast.
Rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van alle persoonsgegevens die we van je hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij indien gewenst.
Je kunt je voor het stellen van vragen, doorgeven van wijzigingen, het opzeggen van de betrokkenheid melden bij vriendenkringleuth@gmail.com.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of je gegevens willen rectificeren of verwijderen, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthouder autoriteit op het gebied van privacy.
Als je naar aanleiding van ons privacy statement nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op via vriendenkringleuth@gmail.com.
Wijzigingen
Stichting Triangel behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacy verklaring. Het verdient aanbeveling om de privacy verklaring op te vragen bij de secretaris of op de website van Stichting Triangel te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt deze privacy verklaring zelf opslaan of raadplegen via www.vriendenkringleuth.nl/privacy.
Dit document heet “Privacy Verklaring Stichting Triangel” en is vastgesteld in de bestuursvergadering van Stichting Triangel Leuth op dinsdag 2 mei 2018.
Leuth, dinsdag 2 mei 2018.
De voorzitter: De secretaris:
R. van Zutphen T. van Eck